Veilig digitaliseren in 5 stappen

Steeds meer bedrijven geven in ons moderne bedrijfsleven de prioriteit aan een zakelijke digitalisering en het daarbij horende digitaal archiveren. Sterker nog, meer dan tweederde van de bedrijven vreest dat het niet digitaliseren van hun bedrijfsprocessen en data tot een verlies van hun concurrentievoordeel zal leiden. Daarom werken veel organisaties serieus aan het versnellen van al hun digitalisering plannen.

 

Deze digitale transformatie zal het bedrijf echt ten goede komen. Denk bijvoorbeeld aan lagere operationele kosten, meer inzichten in data, een efficiënter gebruik van bedrijfsmiddelen, plus de ontwikkeling van een sterke digitale cultuur. Dit alles helpt je om de concurrentie voor te blijven, maar het moet wel veilig gebeuren. Hieronder vind je de uitleg wat een digitaal archief is en de vijf stappen om het veilig digitaal archiveren mogelijk te maken.

Een digitaal archief is een opslagplaats voor de bewaring van digitale informatie zoals dossiers, facturen, akten of andere documenten. In tegenstelling tot een analoog archief zijn zowel de gearchiveerde gegevens als de opslagplaats elektronisch van aard. Veel digitale archieven zijn webbased (in de cloud), maar ook lokale gegevensdragers (zoals een harde schijf) kunnen als een elektronisch archief worden gebruikt.

 

Het doel is om digitale gegevens op te slaan die niet direct meer nodig zijn, maar toch belangrijk worden gevonden. Relevante informatie wordt zo voor de lange termijn gewaarborgd. De in het archief opgeslagen gegevens blijven simpel toegankelijk en zijn onbeperkt beschikbaar.

Er zijn verschillende methoden door professionele archivarissen en experts op het gebied van digitale archivering ontwikkeld. Deze werkwijzen kunnen jou helpen je digitale materialen te beheren en de risico’s van gegevensverlies te minimaliseren.

 

Dit zijn de vijf belangrijkste basisstappen voor het veilig organiseren van jouw digitale content, het selecteren van duurzame bestandsindelingen en het kiezen van stabiele opslagmedia.

Identificeer de digitale content die jij graag voor de lange termijn wilt bewaren. Maak daarnaast een lijst van de soorten digitale bestanden die je wilt bewaren. Overweeg daarbij onder meer de volgende vraag wanneer jij beslist wat je wilt archiveren:

 

“Als al je elektronische apparaten in jouw bedrijf morgen zouden crashen, waar zou je dan het meeste ongemak of spijt van hebben als je deze kwijtraakt?”

 

Extra tip: Een vorm van marketing en het promoten van het bedrijf is branding video van het bedrijf. 

Zoek uit waar de bestanden die jij wilt bewaren zich bevinden en kopieer deze het liefst naar één centrale computer of computerafdeling. Denk daarbij aan alle computers, apparaten en clouddiensten die jouw digitale content kunnen bevatten.

Organiseer al jouw bestanden zodat ze gemakkelijk doorzocht kunnen worden. Deze bestanden zijn enkel toegankelijk als de gebruiker van een archief ze kan vinden en weet wat ze zijn. Door beschrijvende informatie (metadata) aan het bestand toe te voegen, is jouw digitale collectie ook gemakkelijker te navigeren.

 

De eenvoudigste manier om jouw bestanden te ordenen, is ze unieke, beknopte en beschrijvende bestandsnamen te geven. En door deze bestanden bovendien in mappen op onderwerp te groeperen. Zo zullen ze ook gemakkelijker toegankelijk en te bewaren zijn.

Met al jouw belangrijke digitale bestanden op één computer, kun je hier een backup van maken door deze volledige verzameling naar andere opslagmedia te kopiëren. Zoals een externe harde schijf en/of het door middel van speciale software tools direct in de cloud te bewaren.

 

Volg daarbij de 3-2-1 regel: Maak 3 datakopieën, gebruik 2 verschillende soorten opslagmedia, bewaar 1 backup op een andere locatie.

Een digitaal archief vereist een actief onderhoud. Om er zo voor te zorgen dat al jouw content toegankelijk blijft. Monitor het ook periodiek om jouw digitale archief te checken. Het maakt daarbij niet uit welk type opslagmedia je gebruikt.

 

Controleer jouw lokaal opgeslagen data zonder meer jaarlijks. Wacht ook zeker niet tot jouw computer ermee ophoudt. Om dan te ontdekken dat ook jouw data opslag weg is. Vernieuw deze lokale opslag ook absoluut elke 5 tot 7 jaar.

 

Kopieer jouw digitale opslag naar nieuwe opslagmedia om daarmee de risico’s van verouderde technologie te beperken. Of liever nog, maak zoveel mogelijk gebruik van de combo met een veilige cloudopslag.

Als laatste is het belangrijk om te melden dat er veel vormen van digitale archivering softwareprogramma’s zijn. Maar het is belangrijk om er eentje te zoeken die aan de regelgeving van een bedrijf voldoet. Denk daarbij aan encryptie, authenticatie, toegangscontrole en controleerbaarheid. En de digitale archieven moeten ook veel gelijktijdige verzoeken om communicatie op te halen ondersteunen. Dit het liefst met responstijden van minder dan een seconde. 

 

Door deze archiefsoftware met jouw bestaande computersystemen te integreren ben je als bedrijf van een optimale gebruikservaring verzekerd. Dit was natuurlijk ook één van de belangrijkste beweegredenen waarom er voor een digitaal archief werd gekozen!